Le  »Mouvement Pro-SSR pour Tous au Togo » recrute un cabinet/consultant

(Société Civile Médias) – Dans le cadre de la promotion de la Santé, Droits Sexuels et de la Reproduction (SDSR) des populations   en général et des minorités sexuelles en particulier au Togo, la coalition dénommée Mouvement  Pro-SSR pour Tous au Togo constituée de 14 OSC dont l’ONG ADESCO est cheffe de file, a obtenu une subvention réseau du partenaire AmplifyChange pour la mise en œuvre du projet « Engagement de la Société Civile pour la Promotion de la Santé, Droits Sexuels et de la Reproduction pour Tous au Togo ».

En effet au Togo, les différentes formes d’exclusion dont sont victimes certaines couches sociales vulnérables dont la communauté LGBT, confirme que la jouissance effective des droits à la SSR  est discriminatoire. Certaines croyances religieuses et coutumières et les lois contribuent à un environnement très stigmatisant pour les minorités.  Face à cette situation, des réponses ont été apportées par certaines Organisations de la Société Civile (OSC) de défense des droits et les organisations identitaires. Cependant, elles ne disposent    pas de capacités nécessaires pour bien jouer leur rôle.

Le présent projet est prévu pour une durée de deux (02) ans et a donc pour objectif global de renforcer la société civile y compris les acteurs identitaires pour le respect des droits à la SSR pour tous à travers le réseautage au Togo d’ici 2021.

Pour assurer un fonctionnement optimum, le projet a mis en place et s’appuie sur des procédures administratives, comptables et financières. Après un an d’exercice – Décembre 2019 au 30 Novembre 2020-, il paraît essentiel de procéder à un audit externe comptables et financiers du projet financé par les fonds AmplifyChange.

Les présents TDR sont élaborés pour le recrutement d’un cabinet/consultant devant fournir les services d’audit financier du projet sur la période de Décembre 2019 à Novembre 2020.

1. Présentation du projet

• Objectif du projet 

Le projet vise à renforcer la société civile y compris les acteurs identitaires pour le respect des droits      

à la SDSR des minorités sans discrimination à travers le réseautage au Togo d’ici 2021.

• Résultats du projet 

L’action répond aux résultats suivants du partenaire AmplifyChange :

Résultat 1 : Des mouvements plus forts et inclusifs en matière de SDSR

Résultat 2 : Meilleure prise de conscience individuelle de la SDSR en tant que droit de l’homme

Résultat 4 : Transformation des normes sociales

• Les grandes actions du projet

Pour obtenir les résultats susmentionnés, le projet développera des activités dans trois (03) domaines d’actions prioritaires qui sont :

• Le renforcement organisationnel et l’appui institutionnel aux 14 OSC constituant le mouvement Pro-SSR pour Tous ;
• Le renforcement des capacités des 14 OSC, leaders communautaires et religieux, des acteurs                   des services étatiques (de l’action sociale, de la santé et de la justice y compris les forces                               de l’ordre) ;
• L’information sur les droits à la SSR à travers notamment un guide de discussion, des outils                          de sensibilisation, des émissions radio-télévisées, des groupes de parole, etc.

• Les Bénéficiaires du projet 

Ce projet cible toute la population togolaise en général et met un accent particulier sur :

•  Les OSC y compris les organisations identitaires et de jeunes ;
• Les élus locaux ;
• Les leaders Communautaires et responsables religieux ;
• Le Ministère de la Santé ;
• Le Ministère de la justice ;
• Le Ministère de la sécurité ;
• Le Ministère de l’action sociale.

• Principes fondamentaux

L’audit est réalisé par un auditeur indépendant (qui n’a pas de liens privilégiés avec lesresponsables de l’ORGANISATION), possédant la compétence requise.

La mission d’audit sera réalisée conformément aux normes internationales d’auditdéfinies par la Fédération Internationale des Auditeurs (IFAC) ou leur équivalent local reconnu légalement et procédera à toutes les vérifications et contrôles que l’auditeur pourra juger nécessaires                                          enla circonstance. Il s’agit d’un audit financier externe qui devrait concerner tous les fonds du projet gérés par l’ONG ADESCO, LA COLOMBE et le Réseau CUPIDON, les trois OSC de mise en œuvre du projet.

• Objectifs généraux de l’audit financier Externe

L’auditfinancierexterne devra,surlabased’uneétude(pourladescriptiondétaillée,voirlepoint5) :

1. S’exprimer sur la qualité de la gestion financière, la cohérence entre les procédures de prise de décision et la pratique quotidienne, la fidélité des rapports financiersfournis par l’ONG ADESCO, LA COLOMBE et le Réseau CUPIDON, les trois OSC de mise en œuvre du projet, au partenairefinancier.
2. S’exprimer sur les dépenses encourues au titre du contrat de subvention financé par le partenaire AmplifyChange. Ce contrôle doit permettre de vérifier que les dépensesportées en compte par l’ONG ADESCO, LA COLOMBE et le Réseau CUPIDON, les trois OSC de mise en œuvre du projet, dans les rapports financiers pour les actions financées par les contrats de subvention ont été réellement supportées, sont préciseset éligibles. L’éligibilité implique que les fonds mis à la disposition par la subventionont été utilisés conformément aux termes et conditions du contrat de subvention.
3. Fournir un rapport contenant les conclusions majeures sur lesquelles l’opinion de l’audit est basée.
4. Elaborer des recommandations concrètes et pratiques destinées à renforcer les capacités de l’organisation en matière de gestion comptable et financière.
5. De proposer, en concertation avec l’ONG ADESCO, un plan d’action d’une duréeminimum de six (6) mois pour la mise en application des mesures prioritaires àl’amélioration du système opérationnel de gestion comptable et financière.
6. Vérifier si les comptes généraux ont été préparés sur la base des principes et normes en vigueur au plan national.
7. Vérifier si les documents comptables sont établis avec un logiciel de comptabilitéou s’ils sont faits à la main.
8. Contrôler que les réglementations internes liées aux approvisionnements aient été suivies
9. Vérifier que les activités et les services financés aient étéoctroyés conformément aux accords de financement.
10. Contrôler que les dépenses n’entrent pas en conflit avec les procédures et les réglementations et qu’elles soient attestées par les pièces justificatives exigées.

4. Tâches et responsabilités de l’auditeur

1. Etablir une appréciation sur le système de comptabilité en place, la politique et la pratique de gestion financière (en y incluant le respect des procédures, la tenue des livres, le dépôt et retrait des fonds, la gestion des comptes bancaires, procédure d’appel d’offre, etc.), les outils employés et leur pertinence dans le cadre d’une gestion transparente.
2. Effectuer des tests de contrôle sur l’éligibilité des dépenses à savoir :- nécessaires à l’exécution de l’action. En d’autres termes, l’auditeur vérifie que lesdépenses engagées pour une action ou une transaction ont été encourues enpoursuivant la finalité prévue par l’action et s’assure qu’elles étaient nécessaires à la réalisation des activités et des objectifs de l’action.L’auditeur vérifie, en outre, que les coûts sont prévus dans le budget du contrat desubvention et sont conformes aux principes de saine gestion financière, enparticulier ceux de l’optimisation des ressources et du rapport coût/efficacité et sont enregistrés dans les comptes du projet et sont identifiables, vérifiables et étayés par des justificatifs originaux.
3. Exécuter un contrôle analytique des postes de dépense du rapport financier et vérifier que le budget mentionné dans le rapport financier correspond à celui du contrat de financement (authenticité et autorisation du budget initial) et que les dépenses encourues étaient prévues dans le budget du contrat de financement.
4. Etablir une appréciation sur le système et la pratique de rapportage financier et la cohérence avec le rapport d’activités,
5. Ajouter (avec commentaire) toute information trouvée pertinente dans le cadre de l’audit et non couvert par les points 5.a à 5.f).

5. Le rapport d’audit traitera l’information suivante :

1. Constats sur la nature et l’étendue de l’audit,
2. Remarque sur l’accessibilité de l’information requise pour mener l’audit,
3. Remarque sur les dépenses réalisées, la régularité des pièces comptables à l’appuiet la relation avec le budget approuvé,
4. Remarque sur le paiement des salaires, la politique salariale et l’effectif dupersonnel,
5. Remarque sur la gestion des fonds destinés au financement d’activités dans le cadre du contrat de financement avec le partenaire financier,
6. Remarque sur l’effectivité des procédures et la pratique de contrôle interne,
7. Remarque sur la cohérence entre les rapports financierset la documentation à l’appui,
8. Des recommandations sur les aspects trouvés comme étant faibles ou non-conformes aux principes comptables généralement admis,
9. La conclusion et la déclaration finale de l’auditeur.

6. La conclusion et déclaration de l’auditeur

La conclusion et la déclaration finales de l’auditeur devront être clairement formulées, de manière compréhensible afin d’aboutir à une interprétation unique pour toutes les parties prenantes. Dans la préparation de la conclusion et de la déclaration, l’auditeur prendraen compte toute information vérifiable trouvée et/ou exprimée lors de l’étude par lepersonnel, la direction, les membres du bureau, etc.

La déclaration englobera l’opinion de l’auditeur sur les modalités de gestion au sein de l’ONGADESCO et sera mise à la disposition de l’organisation.

7. La période couvert par l’audit

En application de l’exigence financière du projet, l’audit externe prendra en compte la période du 01Décembre 2019 au 30Novembre 2020 donc 12 mois.

8. La durée de l’audit

L’audit externe sera conduit sur une durée de 10 jour ouvrable.Le rapport final de l’audit devra être présenté dans un délai d’une semaine après le travaild’audit.

9. Paiement

Sur la base d’un contrat plus budget, stipulant la durée, la méthodologie, le contenu et lesfrais du travail demandé, l’auditeur sera payé par l’ONGADESCO avec les fonds du projet mis à disposition par AmplifyChange. Les termes de paiement seront à établir avec l’auditeur.

10. Profil du cabinet 

Le Cabinet d’Audit/consultant doit être un cabinet/auditeur indépendant, faisant profession habituelle de réviser les états financiers, reconnu ayant une expérience confirmée en audit financier des projets de développement.

• Avoir réalisé au moins cinq (05) missions en audit financier des projets

Avec une composition d’équipe : L’auditeur, le cabinet d’audit et le personnel d’audit doivent être libres de tout lien d’intérêt avec le bénéficiaire, les dirigeants ou les membres du personnel de celui-ci.L’auditeur ou le cabinet d’audit affecte à la mission des experts disposant obligatoirement des qualifications professionnelles requises en matière de normes internationales d’audit et d’expérience au moins trois ans. Les CV et diplômes seront mis à la disposition de l’ONG ADESCO.

De plus, le Cabinet d’audit/consultant ne doit ne doit faire l’objet ni :

• D’un redressement judiciaire, sauf autorisation spéciale délivrée par l’autorité judiciaire
• D’une exclusion temporaire ou définitive prononcée,
• D’une poursuite judiciaire pour quelque motif que ce soit.

11. Présentation des Rapports

Le rapport final de l’audit devra être présenté dans un délai de 3 semaines après signature du contrat dont (2) semaines de travail d’audit et une (1) semaine pour la production durapport.Il fournira quatre exemplaires originaux de rapport assortis de recommandations.

12. Présentation des offres techniques et financières

Sur la base de ces Termes de Référence, l’ONG ADESCO invite des Cabinets (ou consultant) d’Audità soumettre leur offre technique et financière en 5 exemplaires, accompagnée des CV etdes diplômes des auditeurs proposés, une présentation du cabinet ou du consultantavec une lettre adressée à Monsieur la Directeur Exécutif de l’ONG ADESCO, au plus tard le 27/11/2020 à 17h 00.

• Au siège national de l’ONG ADESCO à Sokodé, sis au CMS Bon-Secours, Quartier Kpangalam,                            BP 322,  Tel 25 50 09 90

Ou

• Au Bureau de coordination de l’ONG ADESCO à Lomé quartier Agoè Gbonvie, non loin du terrain  du Lycée Agoè, dans la rue après le Bar-Restaurant CONVIVIA Tel : 22 25 83 34 / 92 04 03 78.

Les deux offres seront préparées en police calibri, taille 11, interligne 1,15 et placées sous plis fermés le tout dans une grande enveloppe dite principale portant la mention suivante :

Projet : « Engagement de la Société Civile pour la Promotion de la Santé, Droits Sexuels et de la Reproduction pour Tous au Togo » : Audit pour l’an 1 du projet.

Une déclaration sera jointe aux offres.

1. DES MESURES PREVENTIVES RELATIVES A LA PANDEMIE DU COVID 19

En conformité avec la note de service N°02/BL/2020 en date du 23 mars 2020 prise par le Directeur Exécutif de l’ONG ADESCO, chef de file, portant mesures préventives pour lutter contre la pandémie au COVID 19 sur le projet, en cohérence avec dispositions des autorités sanitaires, toute mission se déroulant en cette période de pandémie doit se faire sous le respect strict des mesures barrières et autres dispositions afférentes à la pandémie au COVID 19. L’équipe de projet veillera à la stricte applicationdes mesures.

1. Du respect des principes et des politiques

L’ONG ADESCO est engagée pour la sauvegarde des enfants et jeunes ainsi que des adultes vulnérables. L’ONG ADESCO pratique une tolérance zéro à la fraude, la corruption, le harcèlement, la maltraitance, l’exploitation et le trafic d’êtres humains. Ainsi, relativement à cette activité, toutes diligences sont prises pour le respect scrupuleux des politiques et principes visés. Ses membres, ses employés, ses partenaires, fournisseurs, prestataires s’engagent à respecter ces politiques et les mettre en application.

Fait à Lomé, le 17 novembre 2020

Le Directeur Exécutif, ONG ADESCO, Chef de file de la coalition

 M. DATAGNI Nadzombé